Los documentos contienen información que constituye un recurso valioso y un activo importante de la organización. La adopción de un criterio sistemático para la gestión de documentos resulta esencial para las organizaciones y la sociedad, a fin de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos. Un sistema de gestión de documentos se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la asunción de responsabilidades frente a las partes interesadas presentes y futuras.

Los documentos de archivo permiten a las organizaciones:

• Realizar sus actividades de una manera ordenada, eficaz y responsable
• Prestar servicios de un modo coherente y equitativo
• Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a un nivel directivo
• Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la administración
• Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización
• Garantizar la continuidad en caso de catástrofe

Fuente: Proyecto UNE-ISO 15489.