Se entiende por gestión documental el conjunto de normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
F.:Wikipedia.
Según la norma ISO 15489 la gestión documental es:
"Un área de la administración responsable del eficiente y sistemático control en la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de documentos, incluyendo los procesos de captura y mantenimiento de evidencias relativas a actividades y transacciones de negocios".
Gestión documental en la práctica
La gestión documental dentro de una organización incluye los procesos de:
-Definición de la necesidades de información de la organización -Identificación de la información que se requiere almacenar -Creación de politicas, responsabilidades y procedimientos a realizar con la información contenida en documentos físicos y digitales. -Planificación del almacenamiento de documentos físicos y digitales. -Clasificación de los documentos -Coordinación del acceso a los documentos, tanto interna como externamente, procurando establecer la seguridad necesaria para la protección de datos e información. -Eliminación de documentos
