Burocracia del papeleo: Los desafíos en la gestión documental en Chile
El informe Requerimientos de un Sistema de Gestión Documental, perteneciente a un estudio elaborado por la empresa Microsystem, analizó los desafíos tecnológicos, normativos y de procesos que tiene el Estado en relación a la gestión de documentos, evidenciando que alrededor de US$1.000 millones son utilizados al año en burocracia por papeleo y los funcionarios públicos dedican entre 30% y 50% de su tiempo a procesar papeles.
Los expertos señalan que la llamada “burocracia del papeleo” es un tema preocupante a la hora de analizar la productividad al interior de las entidades públicas, pero que el mismo fenómeno se puede replicar también en empresas privadas del país.
“La gestión de los documentos es el sistema circulatorio de cualquier organización. Mediante la implementación de herramientas como la digitalización y el uso de documentos electrónicos, se simplifican los procesos, ahorrando significativamente gastos y horas hombre, reduciendo así los costos de cualquier compañía o institución,” asegura Victoria Hurtado, gerente de innovación de Microsystem.
La experiencia actual evidencia que la mayor parte de las organizaciones privadas en Chile, al igual que el sistema público, no contaría con tecnología suficiente y bien aplicada para la gestión de documentos. Así lo afirma Victoria Hurtado, quien sostiene que “Chile es uno de los países más atrasados en la región en esta materia, muy lejos de Uruguay, Perú y Colombia, y de otros exponentes internacionales como Estados Unidos, Australia y España”.
Sobre este punto, la experta de Microsystem comenta que “en términos públicos es necesario actualizar una normativa con más de 80 años de antigüedad, y tanto en esa esfera como en la privada debemos poner foco en las nuevas tecnologías, que no sólo benefician a las empresas e instituciones, sino que también al ciudadano, facilitando el factor engorroso de los trámites, la operación y procesos documentales en las empresas privadas y su interacción con los clientes”.
A partir de este análisis, se elaboró un conjunto de 21 recomendaciones tecnológicas, legales y funcionales que apuntan a desarrollar soluciones para alcanzar niveles de calidad en los servicios que concuerden con las expectativas de los ciudadanos.
“Entre las más destacadas se encuentra la actualización de la Ley de Archivos que data del año 1929, promover un sistema de gestión documental entre las instituciones públicas que admita documentos electrónicos, desarrollar una carpeta ciudadana con la información que las instituciones manejan de los ciudadanos, digitalizar los documentos del Estado, darle validez legal a los documentos digitalizados con firma digital y permitir la interoperabilidad de documentos digitales entre las instituciones públicas del Estado”, enfatiza Victoria Hurtado.
Fuente: Mundo en linea